Xây dựng ngân sách cho mỗi một sự kiện là điều rất cần thiết giúp chúng ta tổ chức thành công một event theo đúng kịch bản đã định trước, cũng như hạn chế tình trạng chi tiêu vượt quá ngân sách cho phép.
Xây dựng ngân sách đảm bảo cho thành công của công tác tổ chức sự kiện
Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ dùng các phần mềm tính toán để hoạch định những khoản chi cho việc tổ chức. Với những event quy mô nhỏ như hội nghị, hội thảo…thì tôi hay dùng Excel.
Các bạn có thể phân chia ngân sách thành các hạng mục như sau:
- Đầu việc cần chi (10 loại dưới đây)
- Ngân sách dự kiến
- Ngân sách thực tế
- Ghi chú
Tiếp đến, tôi sẽ liệt kê các chi cụ thể như sau:
- Chi phí thuê địa điểm: Khi bạn liên hệ để thuê mặt bằng tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ để khảo sát giá cả với các đơn vị cung cấp. Ngoài chi phí thuê địa điểm, hãy hỏi họ về các dịch vụ đi kèm như gửi xe, an ninh bảo vệ, vệ sinh…
- Chi phí phục vụ: Bao gồm các khoản chi cho đồ ăn và thức uống.
- Chi phí đi lại: Bao gồm các khoản bạn phải chi cho công tác vận chuyển, đưa đón đại biểu và các vấn đề khác liên quan.
- Chi phí thiết kế: Tất cả các sự kiện đều phải có khoản chi này. Nó bao gồm việc trang trí khán phòng, cổng trào, nội thất…
- Chi phí cho âm thanh: Bao gồm việc thuê âm thanh, loa đài phục vụ cho công tác tổ chức sự kiện.
- Chi phí in ấn: Các khoản chi trong hạng mục này bao gồm vé mời, phù hiệu tên, sách giới thiệu, băng rôn, khẩu hiệu…
- Chi phí quà tặng: VẠN ĐẮC PHÚC hạn chế khi tổ chức sự kiện mà để khách ra về tay không. Vậy nên, hãy tính toán cẩn thận và chi tiết tổng chi phí các loại quà tặng mà bạn muốn tri ân cho quan khách đến tham dự event.
- Chi phí cho các hoạt động giải trí: Nếu sự kiện bạn tổ chức bao gồm các hoạt động vui chơi, giải trí như trò chơi, ca nhạc, biểu diễn…thì bạn hãy lưu ý về tổng chi phí của từng loại một.
- Các chi phí phát sinh khác: Với các công việc “không tên” phát sinh chi phí thì bạn hãy cho vào mục này.
- Hãy tạo cho mình một mục quỹ dự phòng: Cho dù có được hoạch định tốt đến đâu vì việc chi tiêu vượt qua ngân sách dự kiến là điều không thể tránh khỏi. Tùy thuộc vào quy mô hoặc sự phức tạp của sự kiện mà chúng ta có thể gia tăng ngân sách thêm 20% ngân sách sự kiện. Điều này sẽ giúp cho bạn không bị đi quá ngân sách.
- Chi phí dự kiến: Khi có kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn hãy dự kiến tổng chi phí là khoảng bao nhiêu? Với con số này, bạn có thể trao đổi trực tiếp với khách hàng của mình để hai bên dễ dáng làm việc với nhau hơn.
- Chi phí thực tế: Sau khi sự kiện kết thúc, bạn sẽ có được con số cụ thể về loại chi phí này. Tôi sẽ tính tổng chi phí của 10 loại kể trên để biết được ngân sách thực tế là bao nhiêu. Sau đó, bạn sẽ so sánh chi phí này với chi phí dự kiến để xem công tác tổ chức diễn ra như thế nào:
- Nếu chi phí thực tế > Chi phí dự kiến thì khách hàng của bạn phải bù thêm bao nhiêu.
- Nếu chi phí thực tế < Chi phí dự kiến thì khách hạng nhận lại bao nhiêu.
Vạn Đắc phúc khuyến bạn nên nghiêng về trường hợp thứ 2. Nếu bạn xử lý tốt tình huống này thì chắc chắn khách hàng sẽ giành cho bạn và công ty tổ chức sự kiện những điểm cộng xứng đáng. Chúc các bạn thành công !
