Nếu đã từng có cơ hội đi dự hay tham gia những sự kiện thì hẳn bạn sẽ rất hài lòng về khâu tổ chức nơi đây. Bạn cũng biết rằng đứng đằng sau sự thành công ấy là vai trò không nhỏ của các công ty chuyên về tổ chức sự kiện. Trong bài viết này, VẠN ĐẮC PHÚC sẽ chia sẻ cùng Quý độc giả về nhiệm vụ mà một công ty tổ chức sự kiện phải đảm trách khi nhận hợp đồng với khách hàng của mình.
Trước khi sự kiện diễn ra
Các công ty tổ chức sự kiện có nhiệm vụ đảm bảo cho Event thành công
Sau khi thuê công ty tổ chức sự kiện, đơn vị sẽ tiếp xúc với bạn để biết được nội dung và quy mô của sự kiện sẽ làm. Tiếp đến, họ sẽ liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ cần thiết cho việc thực hiện event như âm thanh, ánh sáng, ăn uống, in ấn…Cuối cùng, công ty tổ chức sự kiện và khách hàng thuê họ sẽ trao đổi lại một lần nữa để đi đến thống nhất về kịch bản chương trình, thời gian và địa điểm tổ chức lẫn chi phí thực hiện dự kiến.
Khi sự kiện diễn ra
Đơn vị tổ chức sự kiện giám sát quá trình thực hiện công việc của các nhóm nhân viên chuyên trách. Khi sự kiện diễn ra, họ có nhiệm vụ điều hướng và làm hài lòng khách tham dự, khiến họ thấy thực sự bị cuồn hút. Một event thành công phải đảm bảo mọi thứ phải đi đúng kịch bản đã lên từ trước.
Sau khi sự kiện kết thúc, đơn vị tổ chức và khách hàng thuê họ sẽ ngồi lại với nhau để xem xét, đánh giá lại chất lượng sự kiện vừa diễn ra. Các yếu tố hai bên sẽ nhìn nhận lại là:
- Chất lượng sự kiện ra sao?
- Cảm nhận của quan khách khi tham gia?
- Chi phí phát sinh
- Các sự cố không mong muốn là gì…vv..
Nếu làm tốt thì đôi bên sẽ có thêm cơ hội để hợp tác với nhau trong các sự kiện khác và ngược lại.
Kỹ năng cần có
Các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện phải có khả năng giao tiếp tốt, kỹ năng quản lý công việc và giao việc tuyệt vời. Nhà tổ chức phải hiểu được về sản phẩm/dịch vụ của khách hàng của mình, cũng như tâm lý chung của khách đến tham gia sự kiện. Một công ty tổ chức sự kiện nếu có quan hệ tốt với truyền thông hay các nhân vật nổi tiếng trong xã hội sẽ là một điểm cộng đáng giá.
